Zeiterfassung mit Microsoft Project

 

Allocatus ist gedacht für alle, die mit Microsoft Project und Outlook arbeiten.

Mit Allocatus kannst Du Deine erbrachten Arbeitszeiten schnell und einfach erfassen

Damit kannst Du Deine Arbeit schneller umsetzen und - wenn erforderlich - leichter verrechnen

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HAST DU EINE AUFWÄNDIGE

UND KOMPLIZIERTE ZEITERFASSUNG?

Doppelte Arbeit bei der Zeiterfassung

In Deiner jetzigen Projektzeiterfassung musst Du Vorgangsnamen aus der Planung erneut erfassen.

Stundenzettel ausrechnen

Am Ende des Tages musst Du mühsam die Summen für Deinen Stundenzettel ausrechnen.

ERFASSE EINFACH UND SCHNELL

DEINE ARBEITSZEIT

Allocatus integriert die Planung und Zeiterfassung in Deinem Kalender. Mit Allocatus kannst Du die Daten aus Deinem Arbeitsvorrat mit einem Mausklick übernehmen. Durch einfaches Schieben die Zeit erfassen, Erfassungslücken leicht erkennen und schließen.

Das sagen unsere Kunden

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Mit Allocatus sehen die Mitarbeiter ihre geplanten Zeiten im Outlook Kalender und können so bei der Arbeit im Outlook Kalender ihre Zeiterfassung erledigen und die Projektleiter bekommen den Fortschritt automatisch übermittelt.
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WAS SIND DIE ALTERNATIVEN?

 

1. Microsoft Project

Der Projektmanager pflegt den Projektplan in Microsoft Project und Du hast keine Möglichkeit, selbst auf den Plan zuzugreifen und Deine Stunden zurückzumelden. Stattdessen verteilt der Projektmanager meistens ein PDF Dokument an euer Team, das den momentanen Planungsstand enthält.

Deinen Stundenzettel pflegst Du wahrscheinlich in einer Excel-Tabelle separat davon selbst. Die Rückmeldung Deines Fortschritts erfolgt dann aufwändig über E-Mail Kommunikation mit dem Projektleiter.

 

 

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2.ARBEITSZEITEN IN EXCEL AUSRECHNEN, LÜCKEN ERFASSEN & WIEDER AUSRECHNEN

Nach dem die Aufgabe erledigt ist, rechnest Du die Summe in Excel aus und ergänzt diese. Am Ende des Tages rechnest Du aus, wie lange Du gearbeitet hast, indem Du die bereits erfassten Summen wieder in Excel addierst und Pausen abziehst. 

Für die Lücken erfasst Du die Aufgaben und Zeiten nach und rechnest nochmal die Summen aus.

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3. Am Monatsende wieder in Excel nachrechnen

Spätestens am Ende des Monats musst Du dann alles nochmal nachrechnen und die Lücken schließen.

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Zusammengefasst

Konkret wechselst Du zwischen Deiner Zeiterfassung und dem Projektplan hin- und her und machst viel manuell.

Das ist eine nervige und fehleranfällige Zeiterfassung.

STELL DIR DAS VOR

1. Du fängst mit der Arbeit an und siehst alle Aufgaben in Deinem Kalender. 

2. Du legst einen Termin an und ordnest diesen einer Aufgabe zu. 

3. Wenn Du fertig bist, passt Du die Dauer an. Fertig.

Du bist nicht am PC? Dann ziehst Du einfach das Smartphone aus der Tasche und passt dort die Dauer an.

Du bekommst keine Rückfragen zur Zeiterfassung mehr und am Abend und Monatsende hast Du frei.

 

 

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EINFACHE ZEITERFASSUNG MIT ALLOCATUS IN 2 SCHRITTEN

Allocatus ist ein Add-In für Microsoft 365. Du kannst es einfach über einen Mausklick aktivieren. Danach siehst Du in Outlook Deine Aufgaben, hier aus Microsoft Project, aber auch aus anderen Programmen wie Jira, Microsoft Planner, Project for the web und DevOps.

 

1. ARBEITSZEIT ERFASSEN

Du legst in Outlook einen Termin an, wählst die dazugehörige Aufgabe und verknüpfst diesen mit dem Microsoft Project Vorgang mit einem Klick auf „Zeit buchen“.

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2. ARBEITSZEIT ANPASSEN

Danach passt Du die Dauer an oder duplizierst den Termin. Allocatus ermittelt automatisch die Summe, so hast Du mühelos Deine Arbeitszeit erfasst. 

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Arbeitszeit als Stundenzettel auswerten

Die Summe der Arbeit kannst Du direkt in Deinem Microsoft Project Vorgang ablesen oder mit Power BI auswerten. Auf Wunsch können die Zeiten auch automatisch an die Software zur Erstellung von Rechnungen oder die Projektmanagementsoftware übergeben werden. 

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Ein starkes Team

Gerade bei größeren Unternehmen müssen oft mehrere Personen ins Boot genommen werden, auch aus der IT. Wir unterstützen Dich hier und beantworten alle Fragen. Zudem hat jedes Unternehmen einen unterschiedlichen Mix an Software, z.B. Rechnungsstellung in SAP, Dynamics, Lexoffice, Stripe, etc.

Wir haben in diesem Umfeld mehr als zwanzig Jahre Erfahrung und begleiten Dich, bis alles 100%ig funktioniert. 

Manchmal müssen auch Prozesse geschärft werden und Mitarbeiter, die nicht so vertraut mit IT sind, unterstützt werden. Wir kennen die Best Practices aus diesem Umfeld und wissen, wie man alle beteiligt, damit für Euch die beste Lösung entsteht. 

Denn nur Euer Erfolg ist unser Erfolg.

Teamwork

 

Wie lange dauert es, die Software einzuführen?

 

Wenn Euer Unternehmen Microsoft 365 mit den Standardeinstellungen verwendet, dann kannst Du innerhalb weniger Minuten sofort loslegen.

Gibt es spezielle Einstellungen, kann es erforderlich sein, dass ein IT Mitarbeiter seine Zustimmung erteilt, auch das ist letztlich nur ein Mausklick, aber es kann an einen Prüfungsprozess gebunden sein.

Wer entwickelt Allocatus?

Holert ist das Unternehmen hinter Allocatus. Es ist ein gewachsenes Unternehmen mit mehr als 25 Mitarbeitern und über 20 Jahren Erfahrung in diesem Umfeld und Allocatus gibt es fast ebenso lang.

Wir haben im Großkundenumfeld, wo die Anforderungen besonders streng sind, viel Erfahrungen und viele Audits bestanden. Wir unterliegen den deutschen bzw. europäischen Gesetzen. Es gab und gibt immer wieder Anbieter, die Integrationen zwischen dem einen oder anderen Produkt anbieten. Selbst Microsoft hatte schon die eine oder andere Integration in diesem Umfeld im Angebot, die dann letztlich wieder verschwunden ist.

Den kleineren Anbietern geht oft die Luft aus und für Große, wie Microsoft, sind diese Integration zu kleinteilig und sie überlassen diese daher Partnern wie uns. Wir sind von Microsoft sogar als Gold Partner ausgezeichnet.

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Jetzt den ersten Schritt machen

Wenn Du Dich jetzt entscheidest, vereinbare sofort einen Termin mit einem Experten aus unserem Team. Wir prüfen dann genau, ob die Lösung für Dich passt und geben Dir Tipps, wie Du am schnellsten davon profitieren kannst. 

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