Integration von Microsoft Project mit Outlook und Teams.

Voraussetzungen

• Was benötigen Anwender für Allocatus?

  Als Projektleiter benötigen Sie für Allocatus eine beliebige Version der Microsoft Project Desktop App, also die klassische Windows Anwendung, die Sie lokal auf Ihrem Windows PC installieren oder z.B. mit Parallels auf Ihrem Mac . Wenn Sie keine Version von MS Project haben, dann können Sie diese über den Microsoft Project Online Plan 3 beziehen. Gerne stellen wir Ihnen diese bereit.

  Die kleine Version von Microsoft Project Project for the web (Project Plan 1) ist aufgrund des beschränkten Funktionsumfang aktuell noch nicht integrierbar.

  Alle anderen Projektbeteiligten benötigen ein gültiges Microsoft 365 Konto, um den Projektplan im Web und innerhalb von Microsoft Teams zu sehen.

  Projektmitarbeiter, die Vorgänge aus MS Project in Ihrem Outlook Kalender sehen sollen, benötigen Exchange Online, das Bestandteil von Microsoft 365 ist.

  Der Zugriff kann über einen Mac oder einen PC, ein Android Smartphone oder ein Android Tablet sowie iPad oder iPhone erfolgen.

• Welche Zustimmung brauche ich seitens der IT für Allocatus?

  Der erste Benutzer, der ein Allocatus Abonnement erstellt, muss zuvor für die Anwendung Allocatus Zugriff auf die u.g. Berechtigungen geben. Die Zustimmung kann er geben, wenn sein Unternehmen erlaubt, dass Benutzer Anwendungen hinzufügen dürfen.

  Die Einstellungen sind im Azure Active Directory unter Enterprise Applications/Consent and permissions/User Consent Permissions festgelegt.

  Benutzer können selbst die Allocatus App im Azure Tenant hinzufügen, wenn die Optionen Allow user consent for apps oder Allow user consent for apps from verified publishers, for selected permissions (Recommended) aktiviert ist. Für die zweite Option müssen zusätzlich unter Permission classification folgende Microsoft Graph Berechtigungen erteilt werden:

  User.Read	Sign in and read user profile
  User.ReadBasic.All	Read all users' basic profiles
  openid	Sign users in
  MailboxSettings.ReadWrite*	Read and Write mailbox settings
  offline_access*	Maintain access to data you have given access to
  Calendars.ReadWrite*	Have full access to user calendars

   

  Wenn die Option Do not allow user consent aktiviert ist, dann sehen die Benutzer den Need Admin Approval dialog. Es muss also ein Administrator die Anwendung erlauben, bevor das Abonnement erstellt werden kann.

  

  Als Administrator können Sie über folgenden Link Allocatus für Ihr Unternehmen zulassen:

  https://login.microsoftonline.com/common/adminconsent?client_id=a26f6f45-5635-45ce-8aed-164581f8e066&redirect_uri=https://token.cloud.allocatus.com/redirect

  

  Wenn Sie den Link bestätigen und keine weiteren Einstellungen vornehmen, erlauben Sie allen Benutzern in Ihrem Microsoft 365 tenant Allocatus mit den o.g. Rechten zu nutzen. Jeder Benutzer bekommt sobald ein Projektleiter ihn in einem Projekt hinzufügt und es mit Allocatus veröffentlicht eine E-Mail zugeschickt und kann dann selbst entscheiden, ob er den Zugriff auf seinen Kalender erteilen möchte.

  * nur für die Outlook Kalender Integration

• Welche Zustimmung brauche ich seitens der IT für die Allocatus Teams Integration?

  Die Schnittstelle für Microsoft Teams benötigt weitere Rechte, u.a. um Teams anzulegen und zu bearbeiten. Ohne diese Rechte funktioniert die Schnittstelle nicht.

  User.Read.All	Read all user’s full profiles
  TeamsTab.ReadWrite.All	Read and write tabs in Microsoft Teams
  TeamSettings.ReadWrite.All	Read and change all teams’ settings
  TeamMember.ReadWrite.All	Add and remove members from all teams
  Team.ReadBasic.All	Get a list of all teams
  Team.Create	Create teams
  ChannelSettings.ReadWrite.All	Read and write the names, descriptions, and settings of all channels
  TeamsTab.Create	Create tabs in Microsoft Teams
  ChannelMember.ReadWrite.All	Add and remove members from all channels
  Channel.ReadBasic.All	Read the names and descriptions of all channels
  Channel.Delete.All	Delete channels
  Channel.Create	Create channels

   

  Als Administrator können Sie über folgenden Link Allocatus Teams Interface für Ihr Unternehmen zulassen:

  https://login.microsoftonline.com/common/adminconsent?client_id=cdd4a1cd-c268-4a39-9534-2fee4ed10db3&redirect_uri=https://webapp.cloud.allocatus.com

  Dieser Link leitet Sie zum folgenden Zustimmungsdialog: 

  

   

• Wie können Sie Microsoft Project beziehen?

  Sofern die Desktop App von Microsoft Project nicht bereits auf Ihrem PC installiert ist, können Sie z.B. Ihre IT bitten, Ihrem Benutzer im Microsoft 365 Admin Portal den Microsoft Project Plan 3 zuzuweisen und die Software lokal auf Ihrem PC zu installieren (Microsoft Project Online Desktop Client).

  Gerne stellen wir Ihnen eine kostenlose Testversion von Microsoft Project bereit.

• Wo kann ich das Allocatus Project Add-In herunterladen?

  Der erste Benutzer, der Allocatus in Ihrer Organisation bestellt, bekommt einen Link mit der Adresse zum Herunterladen des Allocatus Add-Ins für Microsoft Project. Wenn Sie die Adresse nicht mehr zur Hand haben, können Sie das Add-In unter folgender Adresse herunterladen:

  https://holert.blob.core.windows.net/allocatus/setup.exe

  Für die Installation benötigen Sie keine Administrator Rechte, d.h. das Add-In kann vom jedem MS Project Benutzer installiert werden. Aktualisierungen des Add-Ins werden automatisch installiert.