Häufig gestellte Fragen und Antworten zur
Integration von Microsoft Project mit Outlook und Teams.
Anleitung zur Einrichtung von Allocatus
Falls Sie die kostenlose Testversion oder Allocatus gekauft haben, können Sie mit diesem Video Allocatus auf Ihrem PC einrichten und Allocatus verwenden.
Voraussetzungen
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Was benötigen Anwender für Allocatus?
Als Projektleiter benötigen Sie für Allocatus eine beliebige Version der Microsoft Project Desktop App, also die klassische Windows Anwendung, die Sie lokal auf Ihrem Windows PC installieren oder z.B. mit Parallels auf Ihrem Mac . Wenn Sie keine Version von MS Project haben, dann können Sie diese über den Microsoft Project Online Plan 3 beziehen. Gerne stellen wir Ihnen diese bereit.
Die kleine Version von Microsoft Project Project for the web (Project Plan 1) ist aufgrund des beschränkten Funktionsumfang aktuell noch nicht integrierbar.
Alle anderen Projektbeteiligten benötigen ein gültiges Microsoft 365 Konto, um den Projektplan im Web und innerhalb von Microsoft Teams zu sehen.
Projektmitarbeiter, die Vorgänge aus MS Project in Ihrem Outlook Kalender sehen sollen, benötigen Exchange Online, das Bestandteil von Microsoft 365 ist.
Der Zugriff kann über einen Mac oder einen PC, ein Android Smartphone oder ein Android Tablet sowie iPad oder iPhone erfolgen.
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Welche Zustimmung brauche ich seitens der IT für Allocatus?
Der erste Benutzer, der ein Allocatus Abonnement erstellt, muss zuvor für die Anwendung Allocatus Zugriff auf die u.g. Berechtigungen geben. Die Zustimmung kann er geben, wenn sein Unternehmen erlaubt, dass Benutzer Anwendungen hinzufügen dürfen.
Die Einstellungen sind im Azure Active Directory unter Enterprise Applications/Consent and permissions/User Consent Permissions festgelegt.
Benutzer können selbst die Allocatus App im Azure Tenant hinzufügen, wenn die Optionen Allow user consent for apps oder Allow user consent for apps from verified publishers, for selected permissions (Recommended) aktiviert ist. Für die zweite Option müssen zusätzlich unter Permission classification folgende Microsoft Graph Berechtigungen erteilt werden:
User.Read Sign in and read user profile User.ReadBasic.All Read all users' basic profiles openid Sign users in MailboxSettings.ReadWrite* Read and Write mailbox settings offline_access* Maintain access to data you have given access to Calendars.ReadWrite* Have full access to user calendars Wenn die Option Do not allow user consent aktiviert ist, dann sehen die Benutzer den Need Admin Approval dialog. Es muss also ein Administrator die Anwendung erlauben, bevor das Abonnement erstellt werden kann.
Als Administrator können Sie über folgenden Link Allocatus für Ihr Unternehmen zulassen:
Wenn Sie den Link bestätigen und keine weiteren Einstellungen vornehmen, erlauben Sie allen Benutzern in Ihrem Microsoft 365 tenant Allocatus mit den o.g. Rechten zu nutzen. Jeder Benutzer bekommt sobald ein Projektleiter ihn in einem Projekt hinzufügt und es mit Allocatus veröffentlicht eine E-Mail zugeschickt und kann dann selbst entscheiden, ob er den Zugriff auf seinen Kalender erteilen möchte.
* nur für die Outlook Kalender Integration
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Welche Zustimmung brauche ich seitens der IT für die Allocatus Teams Integration?
Die Schnittstelle für Microsoft Teams benötigt weitere Rechte, u.a. um Teams anzulegen und zu bearbeiten. Ohne diese Rechte funktioniert die Schnittstelle nicht.
User.Read.All Read all user’s full profiles TeamsTab.ReadWrite.All Read and write tabs in Microsoft Teams TeamSettings.ReadWrite.All Read and change all teams’ settings TeamMember.ReadWrite.All Add and remove members from all teams Team.ReadBasic.All Get a list of all teams Team.Create Create teams ChannelSettings.ReadWrite.All Read and write the names, descriptions, and settings of all channelsTeamsTab.Create Create tabs in Microsoft Teams ChannelMember.ReadWrite.All Add and remove members from all channels Channel.ReadBasic.All Read the names and descriptions of all channelsChannel.Delete.All Delete channels Channel.Create Create channels Als Administrator können Sie über folgenden Link Allocatus Teams Interface für Ihr Unternehmen zulassen:
Dieser Link leitet Sie zum folgenden Zustimmungsdialog:
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Wie können Sie Microsoft Project beziehen?
Sofern die Desktop App von Microsoft Project nicht bereits auf Ihrem PC installiert ist, können Sie z.B. Ihre IT bitten, Ihrem Benutzer im Microsoft 365 Admin Portal den Microsoft Project Plan 3 zuzuweisen und die Software lokal auf Ihrem PC zu installieren (Microsoft Project Online Desktop Client).
Gerne stellen wir Ihnen eine kostenlose Testversion von Microsoft Project bereit.
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Wo kann ich das Allocatus Project Add-In herunterladen?
Der erste Benutzer, der Allocatus in Ihrer Organisation bestellt, bekommt einen Link mit der Adresse zum Herunterladen des Allocatus Add-Ins für Microsoft Project. Wenn Sie die Adresse nicht mehr zur Hand haben, können Sie das Add-In unter folgender Adresse herunterladen:
https://holert.blob.core.windows.net/allocatus/setup.exe
Für die Installation benötigen Sie keine Administrator Rechte, d.h. das Add-In kann vom jedem MS Project Benutzer installiert werden. Aktualisierungen des Add-Ins werden automatisch installiert.
Einrichtung und Betrieb
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Test starten
Wenn Sie die o.g. Voraussetzungen erfüllt haben, d.h. im wesentlichen verfügen Sie über eine Desktop App von Microsoft Project und Sie und Ihre Projektmitarbeiter nutzen Microsoft 365 inkl. Exchange Online, dann können Sie in wenigen Schritten ihre Vorgänge an deren Kalender senden.
Erster Schritt ist, dass Sie die kostenlose Testversion starten, indem Sie hier Ihre E-Mail-Adresse eingeben.
Danach erhalten Sie eine E-Mail. Klicken Sie auf den Link Sign in with Microsoft.
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Zugriff der Anwendung Allocatus erlauben
Bestätigen Sie, dass Allocatus auf Ihren Kalender zugreifen kann, indem Sie auf Accept klicken. Danach werden Sie auf eine Seite weitergeleitet, die Ihnen den Status anzeigt. Warten Sie dort bis zu 5 Minuten, bis Sie auf eine Seite kommen, die Ihnen die nächsten Schritte erklärt.
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Allocatus Project Add-In herunterladen und einrichten
Laden Sie das Add-In vom o.g. Ort herunter und führen Sie die Datei setup.exe aus.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Install.
Starten Sie Microsoft Project und klicken im Allocatus Dialog auf Next.
Klicken Sie auf Sign in with Microsoft und geben Sie Ihre Kontodaten ein.
Klicken Sie dann auf Next und dann Finish.
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Vorgänge an Projektmitarbeiter versenden
Um Vorgänge an Projektmitarbeiter versenden zu können muss im Feld Email Adress der Ressource die gültige E-Mail Adresse des zugehörigen Mitarbeiters stehen. Wenn Sie Project in Verbindung mit Project Online verwenden, ist das in der Regel der Fall.
Sofern noch keine Ressourcen den Vorgängen zugeordnet sind, weisen Sie den Vorgängen Ressourcen zu und klicken auf der Registerkarte Allocatus auf den Befehl Publish.
Nach kurzer Zeit erscheint die Nachricht Publish succesful. Wenn Sie MS Project in Verbindung mit Project Online verwenden, dann wird der Projektplan automatisch im Rahmen des Veröffentlichens zu Project Online auch zu Allocatus veröffentlicht, wenn Sie das bestätigen.
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Als Mitarbeiter Zugriff auf Kalender erteilen und neue Vorgänge empfangen
Wenn Sie zum ersten Mal einen Vorgang über Allocatus an einen Mitarbeiter versenden, dann erhält der Mitarbeiter eine E-Mail mit dem Betreff Welcome to Allocatus - permissions are required. Wenn das Teammitglied auf Set permission klickt, kann es Zugriff auf seinen Kalender erlauben.
Es erscheint der Dialog Permissions requested. Durch klicken auf Accept bekommt Allocatus Zugriff auf den Kalender.
Der Erfolg wird bestätigt und
nach kurzer Zeit erscheint eine E-Mail mit den Änderungen im Outlook Posteingang und
der Kalender wird aktualisiert.
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Weitere Benutzer hinzufügen
Wenn Sie weitere Benutzer hinzufügen möchten, fügen Sie die ebenso im MS Project Plan hinzu und veröffentlichen Sie diesen.
Jeder Allocatus Benutzer darf sich mit dem Project Add-In gegen Allocatus verbinden und Vorgänge versenden. D.h. es werden auf diesem Wege sowohl Konten für Projektleiter als auch -mitarbieter angelegt.
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Optional Outlook Add-In aktivieren
Das Outlook Add-In ist für die Kernfunktionen von Allocatus nicht erforderlich. Es bietet u.a. die Funktion bestehende Outlook-Termine einem Vorgang in Project zuzuweisen.
Sie können das Outlook Add-In u.a. manuell installieren (https://allocatusoutlookapp.azureedge.net/manifest.prod.xml) oder über den Office Admin Center Benutzern zuweisen. Bitte kontaktieren Sie unseren Support für die Details:
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Bidirektionalen Sync einschalten
Allocatus ist standmäßig für den unidirektionalen Sync konfiguriert, d.h. Vorgänge von MS Project werden standardmäßig als ganztägige Termine in den jeweiligen Kalender des Mitarbeiter synchronisiert. Wenn Sie den bidirektionalen Sync, z.B. für die Bottom-up Planung, die Zeiterfassung oder Abwesenheitsplanung/Urlaubsplanung nutzen möchten (WriteBack), kontaktieren Sie uns bitte
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Anpassung
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Ganztätige Ereignisse oder Termine
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Erinnerungen für Outlook Termine und Ereignisse festlegen
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Allocatus an Ihre Anforderungen anpassen
Allocatus bietet sehr viele Konfigurationsmöglichkeiten, um die Software an Ihre Anforderungen anzupassen, u.a. Festlegen der Inhalte für Betreff, Notizfeld und Gebucht-Status der Termine. Außerdem Darstellung als ganztägige Ereignisse oder Aufteilung entsprechend der Arbeitszeiten. Dazu gibt es den bidirektionalen Sync (WriteBack) für die Bottom-up Planung, Abwesenheitsplanung und Zeiterfassung. Kontaktieren Sie bitte unseren Support für weitere Abstimmung:
Preise und Lizensierung
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Wer braucht eine Lizenz? Projektleiter oder Teammitglieder?
Projektleiter und Teammitglieder brauchen beide eine gültige Allocatus Lizenz.
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Müssen wir Sie benachrichtigen um die Lizenz zu stornieren, wenn ein Benutzer die Firma verlässt?
Sie können jeden Benutzer jederzeit deaktivieren, sodass die Synchronisation stoppt und keine Lizenz mehr benötigt wird.