Integration von Microsoft Project mit Outlook und Teams.

Standardmäßig werden Vorgänge aus Microsoft Project in Outlook als ganztägige Ereignisse dargestellt. Alternativ können Sie Vorgänge als einzelne Termine entsprechend der Arbeitszeit in Outlook erstellen lassen oder als Aufgaben, die dann in Outlook, Microsoft To Do oder Microsoft Teams zu sehen sind. Für Änderungen steht Ihnen unser Support gerne zur Verfügung:

Standardmäßig erstellt Allocatus Termine im Outlook Kalender ohne Erinnerung. Auf Wunsch können wir dies ändern, sodass Termine mit den Outlook festgelegten Standarderinnerung erstellt werden.

Für Änderungen klicken Sie bitte hier:

Allocatus bietet sehr viele Konfigurationsmöglichkeiten, um die Software an Ihre Anforderungen anzupassen, u.a. Festlegen der Inhalte für Betreff, Notizfeld und Gebucht-Status der Termine. Außerdem Darstellung als ganztägige Ereignisse oder Aufteilung entsprechend der Arbeitszeiten. Dazu gibt es den bidirektionalen Sync (WriteBack) für die Bottom-up Planung, Abwesenheitsplanung und Zeiterfassung. Kontaktieren Sie bitte unseren Support für weitere Abstimmung:

Projektleiter und Teammitglieder brauchen beide eine gültige Allocatus Lizenz.

Mehr Information zu den Lizenzen finden Sie hier.

Sie können jeden Benutzer jederzeit deaktivieren, sodass die Synchronisation stoppt und keine Lizenz mehr benötigt wird.

Eigene Vorgänge im Kalender oder der Aufgabenliste

Der Projektleiter weist Ihnen einen Vorgang in MS Project zu und veröffentlicht diesen mit Allocatus und Sie bekommen diesen als Outlook Termin, ganztägiges Ereignis in Ihren Outlook Kalender eingetragen. Alternativ kann der Vorgang auch als Outlook-Aufgabe oder Aufgabe in Microsoft To Do erstellt werden. Outlook Aufgaben können auch im Outlook Kalender im unteren Aufgabenbereich an ihrem Fälligkeitstermin dargestellt werden.

Fremde Vorgänge im eigenen Kalender

Neben eigenen Aufgaben können Ihnen mit Allocatus auch fremde Vorgänge in Ihrem Kalender angezeigt werden, also Vorgänge, denen Sie nicht in MS Project zugeordnet sind. Dies ist standardmäßig der Fall, wenn Sie Zuordnungsbesitzer eine Ressource sind, z.B. für Maschinen. Unabhängig davon können über den Allocatus Viewer, also die Gantt Diagramm Ansicht von Allocatus jeden Vorgang, den Sie auswählen über die Funktion Link task to my Outlook in Ihren Kalender synchronisieren lassen. Darüber hinaus können Sie über die Funktion Push to others Outlook jede beliebige Auswahl von Vorgängen anderen Personen aus Ihrer Organisation zuweisen. Fremde Vorgänge werden dabei immer als ganztägiges Ereignis im Kalender des Empfänger angezeigt.

Hinweis: Standardmäßig werden Termine im Outlook Kalender so angelegt, dass keine Erinnerung über einen Signalton bzw. das Hinweis-Fenster in Outlook oder ihrem Mobiltelefon erhalten. Sie können diese Erinnerungsfunktion jedoch über die Einstellungen von Allocatus aktivieren. 

Wenn Sie Project Server 2016 oder eine neuere Version (oder Project Online) verwenden, können Sie die serverseitigen E-Mail-Benachrichtigungen der Project Web App (PWA) nutzen. Wie Sie diese einrichten, wird hier beschrieben: https://support.microsoft.com/en-us/office/get-email-reminders-about-your-work-in-project-web-app-2372c181-1c98-416a-9306-ac28f027334b 

Wenn Sie die Project-App lokal verwenden, sind diese E-Mail Benachrichtigungen nicht verfügbar.

Die E-Mail Benachrichtigungen der PWA haben jedoch den Nachteil, dass Sie unübersichtlich sind und zu häufig verschickt werden. Daher werden Sie oft als unerwünschte E-Mails wahrgenommen.

Wenn Sie Allocatus einsetzen, dann Ihre eigenen und/oder fremde Aufgaben als Termine oder ganztägige Ereignisse in Ihrem Outlook-Kalender eintragen. Dann können Sie die Outlook-Erinnerungen nutzen, um den Überblick über Ihre Aufgaben und Termine zu behalten.

Wenn Sie Allocatus in Verbindung mit Microsoft Project einsetzen können Ihre Mitarbeiter Ihre bestehenden Outlook Termine mit Vorgänge in Microsoft Project verknüpfen. Sie können dann über die Berichtsfunktion von Project oder Allocatus über Power BI Berichte konsolidiert darstellen und für die Kapazitätsplanung nutzen. Wir nennen diesen Use Case Bottom-up Planung. Tipp: Weisen Sie jedem Vorgang in Microsoft Project einem Auftrag oder Kunden zu, so können Sie Kunde, Projekt und Auftrag die Auslastung visualisieren.

Sie können mit Allocatus die Vorgänge aus Microsoft Project direkt in Ihren Outlook Kalender übertragen (Top-down Planung). Umgekehrt könnten sie aber auch aus Terminen in Outlook Vorgänge in Microsoft Project erstellen (Bottom-up Planung). So haben Sie ein beiden Orten die gleiche Informationen. Sie und Ihre Projektmitarbeiter können in Outlook die gesamte Arbeit sehen, zudem behalten Ihre Projektleiter den Überblick über alle Projekte in MS Project.

Ja, mit Allocatus kann man Vorgänge aus Microsoft Project als Gantt Diagramm in Microsoft Teams darstellen (Allocatus Viewer)

Microsoft Outlook und Microsoft Project können so integriert werden:

1. Darstellung eines Vorgangs aus MS Project als Termin im Kalender eines beliebigen Projektbeteiligten, z.B. Kunde, Projektleiter, etc.
2. Darstellung eines Vorgangs aus MS Project als Termin im Kalender der zugeordneten Ressource bzw. des Mitarbeiters
3. Darstellung eines Vorgangs aus MS Project als Aufgabe in der Aufgabenliste der zugeordneten Ressource bzw. des Mitarbeiters.
4. Versand einer E-Mail Benachrichtigung, wenn einem Teammitglied ein Vorgang zugewiesen wurde, dieser sich ändert oder dieser fällig wird.

Microsoft Project und Microsoft Teams können so integriert werden:

1. Vorgänge aus Microsoft Project erscheinen als Aufgaben in der Tasks by Planner and To Do App.
2. Das Balkendiagramm/Gantt-Diagramm aus MS Project  wird in Microsoft Teams anzeigt
3. In Microsoft Teams sieht man eine Liste aller Projekte und kann per Mausklick direkt auf die Webansicht des jeweiligen Projekts wechseln.

Mirosoft Project und Planner können so integriert werden

1. Vorgänge aus der Microsoft Project Desktop App werden als Aufgaben in Microsoft Planner dargestellt
2. Änderungen an Aufgaben in Microsoft Planner werden zurück zu Microsoft Planner synchronsiert
3. Aus MS Project kann man per Mausklick auf einen Vorgang zur zugehörigen Aufgabe in Microsoft Planner springen.