Alles zu einem Projekt an einem Ort

Projektmanagement mit Microsoft Teams

Mit Allocatus hat Ihr gesamtes Projektteam Zugriff auf die gewünschten Projektinhalte und die Projektkommunikation innerhalb von Teams.

Allocatus erstellt vollautomatisch einen Projektraum mit den von Ihnen definierten Inhalten und Berechtigungen.

Inhalte sind u.a. der Terminplan aus Microsoft Project, Offene Punkte aus Planner und persönlich aus Microsoft Project zugewiesenen Vorgänge. 

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Kommt Ihnen das bekannt vor?

Wildwuchs in Microsoft Teams

 

Microsoft Teams Bereiche entstehen überall. Einige sind für Projekte und viele sind unterschiedlich gestaltet.

Informationen und Kommunikation rund um Projekte befinden sich an vielen Orten und es ist schwer, alles rund um ein Projekt zu finden. 

Kein zentraler Ort für alle Teammitglieder

 

Bei vielen Projekten fehlt es an einheitlichen Orten u.a. für den Projektauftrag, Risiken, Probleme, Änderungsanforderungen und Wissenmanagement.

Viele Teammitglieder können nicht auf einfache Weise auf den Microsoft Project Terminplan zugreifen.

Zu viele Tools, die zu komplex sind

 

Es ist schwierig, Einblicke in den Projektstatus über alle verschiedenen Tools hinweg zu erhalten. 

Microsoft Planner wird an verschiedenen Stellen eingesetzt, aber es ist schwierig, Berichte über mehrere Projekte hinweg zu erstellen.

Schneller ist besser

Projektinformationen schneller erreichen

 

Weniger Zeit für die Suche nach Projektinformationen und der zugehörigen Kommunikation zu einzelnen Vorgängen.

Jeder im Team ist auf dem gleichen Stand

 

Alle Informationen werden innerhalb von Teams auf einzelnen Registerkarten übersichtlich dargestellt.

Projekte schneller durchführen

 

Projektinfos können leichter erfasst und ausgewertet werden, so können Sie Abweichungen schneller erkennen und schneller gegensteuern.

Ein zentraler Ort für alle Projektinformationen und -kommunikation

Eine Lösung, die die vorhandenen Tools integriert, sodass keine zusätzlichen Schulungen erforderlich sind und die vorhandenen Investitionen in Microsoft 365 genutzt werden können.

 

Projektauftrag in Microsoft Teams

Zeigen Sie dem gesamten Team auf einer  Registerkarte in Microsoft Teams, was der Projektauftrag ist, u.a. welche Hausforderungen primär gelöst werden sollen und was der angestrebte Nutzen ist. So bleibt das Projektteam fokussiert und ist schneller erfolgreich.

01 Charter

 

Projektrisiken in Microsoft Teams

Schaffen Sie Sichtbarkeit für das Risikomanagement in Microsoft Teams. Je früher Sie Risiken erkennen, desto eher können Sie etwas dagegen unternehmen.

02 Risks

 

Vorgangsbezogene Kommunikation in Microsoft Teams

Strukturieren Sie die Kommunikation in Ihrem Projekt. Je mehr Kommunikation in Microsoft Teams stattfindet, desto besser können Sie diese mit dem Team teilen und wenn Sie den Bezug zu Vorgängen herstellen, bleibt alles übersichtlich.

03 Pft Chat to Task

 

Vorgangsdetails und -kommunikation in Microsoft Teams

Wenn Sie den Vorgang auswählen, sehen Sie auch die dazugehörige Kommunikation in Microsoft Teams. Sowohl mit Microsoft Project for the web als auch Microsoft Project.

03 Pftw Chat to Task

Mit den vertrauten Programmen arbeiten

Das geht ganz ohne aufwändige Implementierung, ohne große Investitionen und ohne nennenswerten Lernaufwand mit den Werkzeugen, die Ihr Team ohnehin schon nutzt.

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MS Project Gantt Chart in Teams

Für Projekte, die mit Microsoft Project geplant werden, können mit Allocatus alle Teammitglieder die Vorgänge im Terminplan in Microsoft Teams sehen.

Mehr zum Viewer  

04 Viewer Chat to Task

 

Offene Punkte Liste in Microsoft Teams

Offene Punkte können Sie z.B. in Listenform in Microsoft Planner verfolgen. Allocatus erstellt je nach Konfiguration einen Planner Plan für das jeweilige Projekt und kann auch basierend auf Vorlagen den Plan mit vordefinierten offenen Punkten füllen.

05 Issue Liste

 

Projektberichte in Microsoft Teams

Auf der Registerkarte Berichte können Sie die für das Projekt gefilterten Auswertungen z.B. aus Power BI darstellen. So müssen Sie nicht erst mühsam in den Berichten filtern, sondern haben alles sofort im Zugriff.

 

05 Status Report

 

Änderungs- und Wissenmanagement in Microsoft Teams

Auf weiteren Registerkarten können Änderunganforderungen und auch gelernte Lektionen erfasst werden. So stellen Sie u.a. sicher, dass gewonnene Erkenntnisse schriftlich festgehalten werden und Ihre Organisation in zukünftigen Projekten davon profitieren kann.

06 Lesson Learned

Mit den vertrauten Programmen arbeiten

Das geht ganz ohne aufwändige Implementierung, ohne große Investitionen und ohne nennenswerten Lernaufwand mit den Werkzeugen, die Ihr Team ohnehin schon nutzt.

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Eigene Vorgänge aus Microsoft Project in Teams

Mit dem Allocatus Task Sync findet auch jeder Mitarbeiter, die ihm aus Microsoft Project zugewiesenen Vorgänge in der Teams Aufgaben App (Tasks by Planner und To Do). Dort kann er zudem auch erledigte Vorgänge abhaken und somit den Fortschritt an den Projektleiter zurückmelden. 

07 Tasks by Planner & To Do

 

Eigene MS Project Vorgänge  in Microsoft To Do

Auch außerhalb von Microsoft Teams sieht jedes Projektteammitglied seinen eigenen Arbeitsvorrat aus MS Project in Microsoft To Do und kann dort den Fortschritt zurückmelden. Das geht in der Windows To Do App für Windows,  Android Phone und Tablet sowie iPhone/iPad.

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Projektzeiterfassung in Microsoft Teams

Wenn Sie den Aufwand für jeden Vorgang in Microsoft Project oder Project for the web erfassen möchten, dann können alle Mitarbeiter ebenfalls in Microsoft Teams in einer Kalenderansicht Ihre Projektzeiten erfassen. Optional können die geplanten Zeiten auch im Kalender angezeigt werden inkl. Outlook Kalender.

Mehr zum Outlook Add-In

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Mobile Projektzeiterfassung in Microsoft Teams

Die Zeiterfassung funktioniert auch mit mobilen Geräten, also z.B. über iPhone oder Android.

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Die Teams Integration im Detail

Termine und Aufgaben weltweit immer auf dem neuesten Stand

Das Calendar Management System auf Grundlage von Microsoft Project und Allocatus bedeutet für uns einen Riesenfortschritt.

Reinhard Denk, Senior Business Consultant, adidas AG

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Allocatus ist sehr intuitiv zu bedienen

Allocatus erlaubt es unseren Projektmitarbeitenden einfach im Outlook Kalender ihre geplanten Abwesenheiten zu erfassen. So können dann die Projektleiter früh mögliche Ressourcenengpässe erkennen, sowohl in den MS Project Plänen als auch in entsprechenden Berichten.
Allocatus erfordert nur einen geringen Schulungsaufwand für die Benutzer.

Ralf Czymmek,  Senior PPM Expert, Rohde & Schwarz GmbH & Co. KG

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Weil es wichtig ist, dass alle im Projektteam jederzeit auf dem Laufenden sind.

Die Einbindung von Allocatus hat die Terminorganisation enorm verbessert und erleichtert. Allocatus erspart uns Zeit bei der manuellen Pflege von Projektterminen.
Mitarbeiterinnen sehen sogar ihre Termine am Mobiltelefon.

Karan Taneja, Projekt Manager, DBConcepts GmbH

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Jetzt den ersten Schritt machen

Klicken Sie auf Demo vereinbaren und wir prüfen, ob auch Sie Ihre Projekte noch erfolgreicher mit Allocatus durchführen können.

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