Herausforderungen mit Microsoft Project

Bei adidas werden alle Aufgaben der Produktentwicklung zentral mit Microsoft Project (Kalendermanagement) geplant. Bisher wurden alle Aufgaben manuell nach Excel exportiert und die Excel-Tabelle auf der Intranet-Seite veröffentlicht. Jeder Mitarbeiter musste diese Tabelle aufrufen und eine Aufgabe manuell in seinen (ihren) Outlook-Kalender übertragen. Wurden Änderungen vorgenommen, wurden die davon betroffenen Mitarbeiter manuell per E-Mail benachrichtigt oder mussten die Änderung selbst feststellen. Jede Änderung wurde dann aus der Excel-Tabelle übernommen und manuell in den Kalender übertragen.

Wie adidas mit Allocatus die Effizienz steigert

Seit der Einführung von Allocatus kann jeder Mitarbeiter alle aktuellen Aufgaben in einer Webansicht sehen. Das bedeutet, dass jeder Mitarbeiter alle Aufgaben aller Projekte sehen kann und auch herausfinden kann, welche Aufgabe welchem Team zugeordnet ist.

Die Zuweisung der Aufgaben an die Teammitglieder erfolgt durch den Teamleiter in den Teambesprechungen - nicht durch Microsoft Project. Nach oder während des Meetings wählt jedes Teammitglied die ihm zugewiesenen Aufgaben in der Webansicht aus und verknüpft sie mit Allocatus mit seinem persönlichen Outlook-Kalender. Auf diese Weise kann man sicher sein, dass die Aufgaben im Kalender immer aktuell sind und alle Änderungen protokolliert wurden.

Das zentrale Planungsteam, seine Projektleiter (Calendar Leaders) und die für die Zeitplanung verantwortlichen Personen in den Fulfillment-Teams (Calendar Champs) sparen Arbeit, weil sie nicht mehr herausfinden müssen, wer bei Aufgabenänderungen benachrichtigt werden muss.

Die Teammitglieder müssen nicht mehr regelmäßig auf die Intranetseite zugreifen und nicht mehr ihre Outlook-Kalender aktualisieren und Änderungen protokollieren. Darüber hinaus treten keine Übertragungsfehler mehr auf.

Die Allocatus Software ist seit Dezember 2004 bei rund 4000 Anwendern an etwa 30 Standorten weltweit im Einsatz.

Mehr Infos über Top-down Planung mit Allocatus

Allocatus kann Microsoft Project Aufgaben mit den Outlook-Kalendern oder To-Do-Listen Ihrer Teammitglieder automatisch synchronisieren. Mehr Infos erhalten

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