Projekte schneller umsetzen

Mit Allocatus können Projektleiter, die Microsoft Project verwenden und deren Projektteam mit dem Microsoft 365 Outlook Kalender arbeitet, ihre Projekte schneller umsetzen.

Mit Allocatus können Sie drohende Termin- und Ressourcenkonflikte früher erkennen und damit schneller auflösen.

Mit Allocatus spart das gesamte Projektteam Aufwand bei der Kommunikation der Termin- und Einsatzplanung.

 
 
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Mit den vertrauten Programmen arbeiten

Das ganz geht ohne aufwändige Implementierung, ohne große Investitionen und nennenswerten Lernaufwand mit den Werkzeugen, die ihr Team ohnehin schon nutzt.

Allocatus

In der Rolle des Projektleiters verwenden Sie Microsoft Project, alle anderen Rollen verwenden nur Outlook. Der Ablauf ist sehr einfach.

 

Vorgang als Ereignis im Kalender

Der Projektleiter weist Mitarbeiter den Vorgängen in Microsoft Project zu und veröffentlicht den Projektplan. Allocatus sendet den Mitarbeitern eine E-Mail mit den neuen Terminen zu und aktualisiert deren Kalender.

All day events
 

Vorgang als Termine im Kalender

Die Termine erscheinen im Kalender ohne, dass der Mitarbeiter etwas tun muss, z.B. als ganztätiges Ereignis als frei oder als einzelne Termine entsprechend der in Project geplanten Arbeit als gebucht.

2 Termine

 

 

Kategorie Allocatus und E-Mail an Projektleiter

Allocatus werden standardmäßig grau dargestellt und enthalten alle Infos zum Vorgang, u.a. einen Link, um eine E-Mail oder Teams Nachricht an den Projektleiter zu senden.

3 E-Mail an Projektleiter

 

Mit den vertrauten Programmen arbeiten

Das ganz geht ohne aufwändige Implementierung, ohne große Investitionen und nennenswerten Lernaufwand mit den Werkzeugen, die ihr Team ohnehin schon nutzt.

 

TERMIN JETZT VEREINBAREN

 

Terminkonflikt mit privatem Termin

Da Mitarbeiter auch oft ihre privaten Termine in Outlook pflegen, werden auch Konflikte hiermit aufgedeckt, wie z.B. noch nicht eingereichte Urlaubstermine, Brückentage, Elternzeit, und so weiter.

4 Terminkonflikt mit privaten Terminen

 

 

Microsoft 365 Kalender

Der Mitarbeiter kann jetzt die Termine in der Outlook Desktop App auf dem PC oder Mac, im Webbrowser im Microsoft 365 Kalender, auf einem mobilen Gerät wie z.B. einem iPhone oder Android Smartphone, im Auto z.B. mit CarPlay oder Android Auto sehen oder auf einer Smartwatch wie der Apple Watch sehen.

5 Microsoft 365 Kalender

 

 

Outlook Teamkalender

Als Projektleiter oder auch als Teamleiter kann ich über die Teamkalender Funktion die Kalender meine Mitarbeiter einsehen. Je nach Berechtigung nur eine Belegung oder auch die Details - auch mobil auf iPhone und Android.

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Die Termine meines Teams auch mobil dabei

Ihre eigene Einsatzplanung und auch die aller Ihrer Mitarbeiter sehen auch mobil in den nativen Kalender Apps von iPhone und Android. 

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Umplanung in MS Project

Wenn jetzt Konflikte entstehen, kann der Mitarbeiter einfach über einen der Links z.B. per E-Mail oder Microsoft Teams kontaktieren. Der Projektleiter stimmt die Planung ab und veröffentlichen die Änderungen wieder.

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E-Mail Benachrichtigung über Änderungen

Alle betroffenen Mitarbeiter bekommen eine E-Mail mit den exakten Änderungen und die Kalender werden automatisch wieder aktualisiert.

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Zeiterfassung und Bottom-up Planung

Optional können Sie Ihrem Team auch erlauben, die geplanten Termine selbst anzupassen. So erledigen diese nur durch die Pflege ihres Kalenders die Zeiterfassung und auch die Schätzung des Restaufwands. Als Projektleiter können Sie dann mit den Rückmeldung Ihren Projektplan per Mausklick aktualisieren.

 

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Termine und Aufgaben weltweit immer auf dem neuesten Stand

Das Calendar Management System auf Grundlage von Microsoft Project und Allocatus bedeutet für uns einen Riesenfortschritt.

Reinhard Denk, Senior Business Consultant, adidas AG

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Allocatus ist sehr intuitiv zu bedienen

Allocatus erlaubt es unseren Projektmitarbeitenden einfach im Outlook Kalender ihre geplanten Abwesenheiten zu erfassen. So können dann die Projektleiter früh mögliche Ressourcenengpässe erkennen, sowohl in den MS Project Plänen als auch in entsprechenden Berichten.
Allocatus erfordert nur einen geringen Schulungsaufwand für die Benutzer.

Ralf Czymmek,  Senior PPM Expert, Rohde & Schwarz GmbH & Co. KG

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Weil es wichtig ist, dass alle im Projektteam jederzeit auf dem Laufenden sind.

Die Einbindung von Allocatus hat die Terminorganisation enorm verbessert und erleichtert. Allocatus erspart uns Zeit bei der manuellen Pflege von Projektterminen.
Mitarbeiterinnen sehen sogar ihre Termine am Mobiltelefon.

Karan Taneja, Projekt Manager, DBConcepts GmbH

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