Projekte schneller umsetzen

 

Mit Allocatus können Projektleiter, die Microsoft Project verwenden und deren Projektteam mit dem Microsoft 365 Outlook Kalender arbeitet, ihre Projekte schneller umsetzen.

Mit Allocatus können Sie drohende Termin- und Ressourcenkonflikte früher erkennen und damit schneller auflösen.

Mit Allocatus spart das gesamte Projektteam Aufwand bei der Kommunikation der Termin- und Einsatzplanung.

 
 
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Kommt Ihnen das bekannt vor?

Die Arbeit in Ihrem Projekt bleibt liegen

Teammitglieder sind überraschend abwesend und arbeiten nicht an Ihrem Projekt. Sie geraten mit der Arbeit in Verzug.

Terminkonflikte werden zu spät erkannt

Obwohl längst klar ist, dass bestimmte Termine nicht mehr haltbar sind, wird dies für Ihr Team nicht sichtbar.

Deadlines werden gerissen

Da die Abweichungen zu spät identifiziert werden, haben Sie nicht mehr ausreichend Zeit zum Gegensteuerung.

Schneller ist besser

Konflikte frühzeitig erkennen

Mit Allocatus werden Termin- und Ressourcenkonflikte frühzeitig für das gesamte Team sichtbar

Einfach immer bescheid wissen 

Mit Allocatus haben alle Projektmitarbeiter immer die für sie relevanten Termine und Aufgaben im Blick.

Projekte schneller umsetzen

Mit Allocatus können sie schnell auf Änderungen reagieren, so beschleunigen Sie Ihre Projekte.

So einfach geht es

In der Rolle des Projektleiters verwenden Sie Microsoft Project, alle anderen Rollen verwenden nur Outlook und ggf. Microsoft Teams. Der Ablauf ist sehr einfach.

 

Vorgang als Ereignis im Kalender

Der Projektleiter weist Mitarbeiter den Vorgängen in Microsoft Project zu und veröffentlicht den Projektplan. Allocatus sendet den Mitarbeitern eine E-Mail mit den neuen Terminen zu und aktualisiert deren Kalender.

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Vorgang als Termine im Kalender

Die Termine erscheinen im Kalender ohne, dass der Mitarbeiter etwas tun muss, z.B. als ganztätiges Ereignis als frei oder als einzelne Termine entsprechend der in Project geplanten Arbeit als gebucht.

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Kategorie Allocatus und E-Mail an Projektleiter

Allocatus Termine werden standardmäßig grau dargestellt und enthalten alle Infos zum Vorgang, u.a. einen Link, um eine E-Mail oder Teams Nachricht an den Projektleiter zu senden.

E-Mail an Projektleiter
 

Ein Gantt Diagramm fürs ganze Team 

Allocatus macht den gesamten Projektplan für das ganze Team zugänglich, z.B. auch in Microsoft Teams.

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Mit den vertrauten Programmen arbeiten

Das ganz geht ohne aufwändige Implementierung, ohne große Investitionen und nennenswerten Lernaufwand mit den Werkzeugen, die ihr Team ohnehin schon nutzt.

Demo vereinbaren  

Mehr Infos

 

Terminkonflikt mit privatem Termin

Da Mitarbeiter auch oft ihre privaten Termine in Outlook pflegen, werden auch Konflikte hiermit aufgedeckt, wie z.B. noch nicht eingereichte Urlaubstermine, Brückentage, Elternzeit, und so weiter.

Terminkonflikt mit privaten Terminen
 

Microsoft 365 Kalender

Der Mitarbeiter kann jetzt die Termine in der Outlook Desktop App auf dem PC oder Mac, im Webbrowser im Microsoft 365 Kalender, auf einem mobilen Gerät wie z.B. einem iPhone oder Android Smartphone, im Auto z.B. mit CarPlay oder Android Auto sehen oder auf einer Smartwatch wie der Apple Watch sehen.

Microsoft 365 Kalender
 

Outlook Teamkalender

Als Projektleiter oder auch als Teamleiter kann ich über die Teamkalender Funktion die Kalender meine Mitarbeiter einsehen. Je nach Berechtigung nur eine Belegung oder auch die Details - auch mobil auf iPhone und Android.

Teamkalender

Mit den vertrauten Programmen arbeiten

Das ganz geht ohne aufwändige Implementierung, ohne große Investitionen und nennenswerten Lernaufwand mit den Werkzeugen, die ihr Team ohnehin schon nutzt.

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Mehr Infos

 

Die Termine meines Teams auch mobil dabei

Ihre eigene Einsatzplanung und auch die aller Ihrer Mitarbeiter sehen auch mobil in den nativen Kalender Apps von iPhone und Android. 

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Umplanung in MS Project

Wenn jetzt Konflikte entstehen, kann der Mitarbeiter einfach über einen der Links z.B. per E-Mail oder Microsoft Teams kontaktieren. Der Projektleiter stimmt die Planung ab und veröffentlichen die Änderungen wieder.

Umplanung
 

E-Mail Benachrichtigung über Änderungen

Alle betroffenen Mitarbeiter bekommen eine E-Mail mit den exakten Änderungen und die Kalender werden automatisch wieder aktualisiert.

E-Mail Benachrichtigung über Änderungen
 

Zeiterfassung und Bottom-up Planung

Optional können Sie Ihrem Team auch erlauben, die geplanten Termine selbst anzupassen. So erledigen diese nur durch die Pflege ihres Kalenders die Zeiterfassung und auch die Schätzung des Restaufwands. Als Projektleiter können Sie dann mit den Rückmeldung Ihren Projektplan per Mausklick aktualisieren.

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Termine und Aufgaben weltweit immer auf dem neuesten Stand

Das Calendar Management System auf Grundlage von Microsoft Project und Allocatus bedeutet für uns einen Riesenfortschritt.

Reinhard Denk, Senior Business Consultant, adidas AG

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Allocatus ist sehr intuitiv zu bedienen

Allocatus erlaubt es unseren Projektmitarbeitenden einfach im Outlook Kalender ihre geplanten Abwesenheiten zu erfassen. So können dann die Projektleiter früh mögliche Ressourcenengpässe erkennen, sowohl in den MS Project Plänen als auch in entsprechenden Berichten.
Allocatus erfordert nur einen geringen Schulungsaufwand für die Benutzer.

Ralf Czymmek,  Senior PPM Expert, Rohde & Schwarz GmbH & Co. KG

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Weil es wichtig ist, dass alle im Projektteam jederzeit auf dem Laufenden sind.

Die Einbindung von Allocatus hat die Terminorganisation enorm verbessert und erleichtert. Allocatus erspart uns Zeit bei der manuellen Pflege von Projektterminen.
Mitarbeiterinnen sehen sogar ihre Termine am Mobiltelefon.

Karan Taneja, Projekt Manager, DBConcepts GmbH

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Jetzt den ersten Schritt machen

Klicken Sie auf Demo vereinbaren wir prüfen, ob auch Sie ihre Projekte noch erfolgreicher mit Allocatus durchführen können.

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